Statuts et règlements d’ONB (Février 2002)

Nom

Affiliation 

Bureau central

Compétence

Objectifs

Adhésion

Assemblées

Quorum des membres

Vote

Modifications

Conseil d’administration

Conseil exécutif

Comités

Finances

Clause de dissolution 

Règles 

1.0 Nom

1.

L’organisme constitué par les présentes est appelé « Orientation Nouveau-Brunswick » et est désigné ci-après comme « ONB ».

2.0 Affiliation

1.

ONB est affiliée à la Fédération canadienne de course d’orientation (FCCO).

2.

Le président est le représentant officiel d’ONB au sein de la FCCO et de Sport Nouveau-Brunswick (SNB).

3.0 Bureau central

1.

Le bureau central d’ONB est dans la province du Nouveau-Brunswick à l’endroit déterminé par le conseil d’administration.

4.0 Compétence

1.

Tous les membres d’ONB relèvent de la compétence d’ONB.

5.0 Objectifs

1.

Promouvoir, favoriser et encourager la course d’orientation comme sport et loisir dans la province du Nouveau-Brunswick.

2.

Assurer la liaison avec les organismes et organisations gouvernementaux et privés désireux de promouvoir et d’appuyer la course d’orientation au Nouveau-Brunswick.

3.

Aider à l’établissement de clubs de course d’orientation partout dans la province du Nouveau-Brunswick.

4.

Promouvoir la compétition au niveau de l’élite ainsi que les aspects récréatifs de la course d’orientation.

5.

Communiquer de l’information à ses membres.

6.

Jouer le rôle de tribune d’échange des points de vue des membres.

6.0 Adhésion

1.

ONB comprend les deux types de membres suivants :

2.

Voici les personnes ou les organismes qui peuvent être membres actifs d’ONB :

a.

Les clubs de course d’orientation dûment constitués.

b.

Toute personne membre d’un club de course d’orientation affilié à ONB.

c.

Les orienteurs individuels non affiliés à un club.

A.

Les membres d’honoraires sont des personnes qui ont fourni un service distingué dans le domaine de la course d’orientation au Nouveau-Brunswick. Les membres d’honoraires sont recommandés par le conseil d’administration lors de l’Assemblée générale annuelle (AGA).

B.

Les clubs désireux de devenir membres doivent présenter une demande écrite au conseil d’administration pour approbation. Les clubs doivent également joindre à leur lettre de demande une copie de leurs statuts et règlements.

C.

Tout membre peut cesser d’adhérer à ONB en transmettant un avis écrit au secrétaire d’ONB.

D.

Au moyen d’une motion, le conseil d’administration peut mettre fin à l’adhésion de tout membre, et la cessation entre en vigueur immédiatement. Ladite motion doit être confirmée par les deux tiers (2/3) des personnes présentes à l’AGA d’ONB ou à une réunion spéciale dûment convoquée dans le but d’étudier la motion en question.

E.

Tout membre d’ONB peut en appeler d’une décision touchant ses droits et présenter son cas lors d’une réunion convoquée à cette fin.

F.

La durée de l’adhésion est de un an suivant la date de la demande. Pour être en règle, tout membre (sauf les membres d’honoraires) doit renouveler son adhésion annuellement.

7.0 Assemblées

1.

Assemblée générale annuelle (AGA) – L’assemblée générale annuelle des membres sert à élire le conseil d’administration, à recevoir les rapports des directeurs et des vérificateurs et à traiter de toute autre affaire pertinente présentée à l’assemblée. Elle a lieu au bureau central d’ONB ou à un autre endroit déterminé par le président. Elle a lieu à l’automne lorsque le calendrier des activités est terminé, mais dans la mesure du possible jamais plus tard que la dernière fin de semaine de novembre. Le secrétaire doit envoyer un avis de convocation avec l’ordre du jour au moins 15 jours avant l’assemblée.

2.

Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle – Voici les points à l’ordre du jour de l’AGA :

a.

Ouverture de l’assemblée;

b.

Lecture de l’avis de convocation, présentation de la preuve de la transmission de l’avis de convocation et constatation du quorum.

c.

Adoption du procès-verbal de la dernière AGA;

d.

Présentation du rapport annuel du conseil d’administration;

e.

Présentation des rapports financiers;

f.

Discussion sur les rapports financiers, et, le cas échéant, adoption de ces derniers;

g.

Nomination d’un vérificateur (ou de plusieurs) et, le cas échéant, négociation de sa rémunération;

h.

Approbation ou confirmation de l’adoption, de l’abrogation, de la modification ou de la réadoption de tout statut ou règlement, mais uniquement si l’avis concernant ce point a vraiment été transmis;

i.

Élection du conseil d’administration;

j.

Affaires diverses, le cas échéant, qui ont été annoncées dans l’avis de convocation; et

k.

Affaires nouvelles.

3.

Assemblée extraordinaire

a.

Le président ou la majorité du conseil d’administration peut convoquer une assemblée des membres n’importe quand au bureau central d’ONB ou à un autre endroit déterminé par le président ou la majorité du conseil d’administration.

b.

Le président ou le conseil d’administration peut convoquer une assemblée à la demande écrite d’au moins 25 % ou 10 personnes, selon le chiffre le moins élevé.

c.

Le secrétaire d’ONB envoie l’avis de convocation et l’ordre du jour 15 jours complets avant ladite assemblée.

d.

Le président de l’assemblée peut accorder le statut d’observateur. Les observateurs n’ont pas le droit de vote, mais on peut leur accorder le droit de parole.

8.0 Quorum des membres

1.

Le quorum de l’AGA est fixé à huit membres ou 25 % du total des membres.

9.0 Vote

1.

Chaque membre en règle actif a droit à une voix lors de l’AGA et des assemblées extraordinaires.

2.

Chaque club a droit à une voix représentant une décision prise lors de l’AGA du club.

3.

Toutes les motions faisant l’objet d’un vote lors d’une assemblée des membres, sauf les motions visant à modifier les statuts et règlements, nécessitent la majorité des voix des membres présents pour être validées.

4.

Dans le cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.

5.

Les clubs peuvent voter par procuration, contrairement aux particuliers.

6.

Le vote de toutes les AGA et les assemblées extraordinaires d’ONB est oral sauf si un membre demande un scrutin par vote secret.

7.

Dans le cas de toute question présentée pour étude de la part des membres lors d’une assemblée, et qu’un vote à mains levées ou oral ait eu lieu ou non, le président ou toute personne ayant droit de vote peut exiger un scrutin par vote secret. Les votes des clubs doivent toujours être fait par scrutin.

8.

Les membres honoraires ont une voix.

9.

Toute modification aux statuts et règlements nécessite l’approbation d’au moins la majorité de deux tiers (2/3) des membres présents à l’AGA ou à l’assemblée extraordinaire d’ONB.

10.0 Modifications

1.

Les avis de motion visant à modifier les statuts et règlements sont envoyés par écrit au secrétaire par télécopieur ou par courriel au moins 30 jours avant l’AGA, et le secrétaire transmet une copie des avis aux membres au moins 15 jours avant l’AGA.

11.0 Conseil d’administration

1.

Tout membre d’ONB a le droit d’être élu au sein du conseil d’administration d’ONB.

2.

Les affaires d’ONB sont gérées par le conseil d’administration et le conseil exécutif d’ONB. Dans la mesure du possible, le conseil d’administration représente les sept régions actuelles de la province présentées sur la carte régionale de la Direction du sport, des loisirs et de la vie active du Secrétariat au Sport et à la Culture ou modifiées subséquemment.

3.

Le conseil d’administration a le droit de nommer un administrateur dans une région qui ne compte pas de membre élu au conseil.

4.

L’administrateur entre en fonction immédiatement après son élection à l’AGA pour un mandat de deux ans.

5.

Les membres du conseil d’administration d’ONB sont élus selon un système de rotation. Les administrateurs des régions 1, 3, 5 et 7 sont élus pour un mandat de deux ans lorsque l’année est impaire, et les administrateurs des régions 2, 4 et 6 sont élus pour deux ans lorsque l’année est paire. Voici les sept régions : 1.Capitale (Fredericton), 2.Restigouche (Campbellton), 3.Chaleur/Péninsule (Bathurst), 4.Miramichi/Kent (Miramichi), 5.Sud-Est (Moncton), 6.République (Edmundston), 7.Fundy (Saint John).

6.

Si un administrateur démissionne ou cesse d’être membre d’ONB, le conseil d’administration peut désigner un membre d’ONB pour combler le poste pour le reste de la durée du mandat.

7.

Le conseil d’administration se réunit une fois par année et, au besoin, plus souvent.

8.

Le quorum du conseil d’administration est fixé à quatre administrateurs.

9.

Le conseil d’administration se réunit à la demande du président ou à la demande écrite de quatre membres du conseil.

10.

Le vote de toutes les assemblées nécessite la majorité des voix. Dans le cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.

11.

S’il y a lieu, le conseil d’administration détermine par motion la rémunération de tout administratreur.

12.0 Conseil exécutif

1.

Le conseil exécutif d’ONB comprend le président sortant, le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Une seule personne peut cumuler les fonctions de trésorier et de secrétaire.

2.

Les membres du conseil exécutif d’ONB sont élus à l’AGA d’ONB à partir d’une liste de candidats préparée par le comité des candidatures et/ou à vote ouvert, et ils deviennent membres du conseil d’administration.

3.

Les membres du conseil exécutif sont élus pour un an et ils entrent en fonction immédiatement après l’AGA jusqu’à la prochaine AGA inclusivement.

4.

Les fonctions des membres du conseil exécutif :

A.

Voici les fonctions du président :

1.

Diriger les affaires d’ONB conformément aux statuts et règlements ainsi qu’aux souhaits des membres;

2.

Jouer le rôle de président de toutes les réunions du conseil exécutif et du conseil d’administration;

3.

Coordonner les activités des membres du conseil exécutif d’ONB;

4.

Rendre compte aux membres d’ONB des activités du conseil d’administration et du conseil exécutif;

5.

Représenter ONB dans tous les dossiers ou en confier la responsabilité à un membre du conseil d’administration ou à un membre du conseil exécutif.

B.

Voici les fonctions du vice-président :

1.

Présider les réunions en l’absence du président;

2.

Aider le président sur demande;

3.

Détenir les pouvoirs et exécuter les tâches qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

C.

Voici les fonctions du secrétaire :

1.

Transmettre aux membres les avis de convocation aux réunions;

2.

Rédiger le procès-verbal de toutes les réunions et transmettre une copie des procès-verbaux à tous les membres d’ONB;

3.

Signer avec le président ou tout autre signataire autorisé les documents qui nécessitent sa signature.

D.

Voici les fonctions du trésorier :

1.

Créer et maintenir des dossiers sur toutes les transactions financières d’ONB et aider les vérificateurs par tous les moyens possibles;

2.

Effectuer les débours demandés par le conseil d’administration;

3.

Signer tous les chèques;

4.

Tenir un grand livre de tous les débours et maintenir les livres comptables d’ONB dans l’ordre approprié;

5.

Présenter un rapport sur toutes les transactions financières à l’AGA et aux réunions du conseil d’administration et présenter les livres comptables d’ONB sur demande;

6.

Présenter à l’AGA d’ONB un état financier vérifié d’ONB, ledit état financier devant avoir été vérifié par le vérificateur choisi lors de la dernière AGA;

7.

Retourner à ONB tous les livres et documents appartenant au bureau lorsqu’il quitte son poste de trésorier.

E.

Pouvoirs du conseil d’administration :

1.

La gestion des affaires d’ONB est dévolue au conseil d’administration qui peut exercer tous lesdits pouvoirs et exécuter toutes les mesures et actions au nom d’ONB qui ont été confiées à ONB par l’AGA. Sans limiter la portée générale des éléments susmentionnés, les tâches du conseil d’administration consistent à administrer, à superviser et à mener les affaires d’ONB, sauf les tâches qui ont été expressément confiées à ONB en AGA.

2.

S’il y a lieu, le conseil d’administration fait l’objet de modifications apportées par ONB à l’AGA.

3.

Le conseil d’administration se réserve le droit d’établir des comités permanents ou spéciaux qu’il juge nécessaires et peut déléguer auxdits comités les pouvoirs, les tâches et les fonctions réputés nécessaires. De plus, le conseil d’administration précise le mandat de tout comité, à la condition que la composition du comité en question ne soit pas réservée aux membres du conseil d’administration.

4.

Le conseil d’administration est autorisé à déléguer au président ou à un comité du conseil les pouvoirs, les tâches et les fonctions qu’il juge nécessaires pour les fins de gestion des affaires du conseil entre les réunions du conseil.

13.0 Comités

1.

Le conseil d’administration peut élire ou nommer les comités permanents suivants :

a.

Cartographie

b.

Publicité

c.

Candidatures

d.

Finances

e.

Compétition

f.

Adhésion

g.

Publication - Sensibilisation

h.

Archives et dossiers

i.

Technique

j.

Expansion du club

2.

S’il y a lieu, le conseil d’administration peut, par voie de motion, élire ou nommer d’autres comités permanents réputés utiles.

14.0 Finances

1.

L’exercice financier va du 1^er avril au 31 mars de l’année suivante.

2.

Opérations bancaires – tout l’argent d’ONB est déposé dans la succursale d’une institution financière canadienne désignée par le conseil d’administration. Tous les paiements faits par ONB ou en son nom sont faits par chèque bancaire signé par au moins deux membres du conseil d’administration d’ONB désignés par ONB, le cas échéant.

3.

Vérification des comptes – les comptes d’ONB sont équilibrés, et un état vérifié est présenté à l’AGA. Le vérificateur est élu à l’AGA précédente.

4.

Cotisation – la cotisation annuelle à payer à chaque année civile est déterminée par le conseil d’administration et, le cas échéant, fait l’objet d’une révision avec l’approbation de l’AGA.

15.0 Clause de dissolution

1.

Advenant la dissolution ou la disparition d’ONB, tout son actif existant, après paiement des dettes, est distribué aux clubs membres en règle au moment de la dissolution.

2.

Advenant qu’il n’y ait pas de clubs membres au moment de la dissolution, tout l’actif existant, après paiement des dettes, est donné à la FCCO.

16.0 Règles

1.

Le Roberts Rules of Order s’applique dans toutes les réunions où il y a conflit de compétence.

Date :

Février 2002